Trabajamos habitualmente con gestorías, asesorías fiscales y bufetes de Girona, donde el archivo acumula papel con datos sensibles de terceros. Cuando toca vaciar una oficina en el Eixample o en un bajo de Santa Eugènia, la prioridad es retirar todo el mobiliario y equipamiento sin comprometer la información contenida en los documentos. El proceso estándar implica separar el papel corriente para reciclar del que incluye datos personales, pero esto no equivale por sí solo a una destrucción certificada.
La destrucción confidencial es un servicio extra que activamos solo si el cliente lo solicita expresamente. No realizamos nosotros la trituración final; esa tarea recae en empresas especializadas autorizadas, que son las únicas que emiten el certificado correspondiente al tratamiento del residuo. Desde DESPAX nos encargamos de asegurar que ese material sensible llegue intacto a estos gestores, manteniendo la cadena de custodia hasta su entrega. Si prefieres quedarte con los discos duros o borrarlos tú mismo antes de la recogida, también es viable. Lo esencial es tener claro qué se destruye y quién firma el documento que acredita esa eliminación definitiva, evitando así cualquier riesgo legal derivado de una mala gestión del papel.
Papel confidencial frente a papel corriente
En un vaciado de oficinas, no todo el papel que sale de una cajonera va al mismo sitio. Los informes contables de una asesoría en el Eixample o los expedientes de clientes de un bufete del Barri Vell son información sensible. Ese material no se mezcla con las notas internas ni con las revistas del archivo. Lo separáis antes de que lleguemos y lo marcáis bien, porque si entra en la pila general, ya es demasiado tarde para tratarlo como confidencial.
Nuestro trabajo es retirar el mobiliario y enviar lo corriente a reciclaje, pero la destrucción certificada es otro asunto. Si queréis que ese archivo delicado desaparezca sin dejar rastro, nos lo pedís aparte. Así coordinamos con una empresa destructora externa que emite su propio certificado. El resto de papeles, desde planos antiguos hasta facturas duplicadas, van directos a reciclar. Así nos aseguramos de que nada importante quede expuesto durante el traslado por escaleras estrechas.
Quién emite el certificado y qué acredita
Cuando el cliente nos pide destruir archivo con datos personales, no somos nosotros quienes firmamos ese papel. Lo emite la empresa especializada que tritura el material, y ahí queda constancia de que todo ha sido eliminado correctamente. Nosotros nos encargamos del resto: recogemos las cajas en un local del Barri Vell o en una nave de Mas Xirgu, transportamos el documento separado del mobiliario y hacemos llegar el certificado al cliente al finalizar el trabajo.
Es un servicio opcional, que solo activamos si lo solicitas por escrito antes de empezar. Mientras que los ordenadores van a reciclaje como residuo electrónico y las sillas se reutilizan, el papel confidencial tiene su propio circuito. Así te aseguramos que, aunque DESPAX gestiona el vaciado integral de tu despacho en Girona, la trazabilidad de la destrucción recae en quien está autorizado para ello, sin mezclas ni atajos.
Casos en los que conviene solicitarlo
Hay momentos en los que vaciar un despacho se vuelve una urgencia silenciosa. Cuando cierra una gestoría por jubilación o fusión, el archivo no es solo papel: son años de datos acumulados en armarios y archivadores que ocupan espacio sin sentido. Lo mismo pasa al trasladar la sede a otro edificio del Eixample o al cambiar de titularidad en una asesoría fiscal; dejar atrás mobiliario obsoleto y servidores antiguos libera metros cuadrados valiosos antes de devolver las llaves.
También conviene actuar si te mudas con el archivo “muerto” encima, ese que nadie consulta pero que sigue estorbando en entreplantas de naves en Mas Xirgu o en bajos de Santa Eugènia. En estos casos, lo primero es hablar con tu asesor para aclarar qué obligaciones tienes sobre la documentación pendiente antes de tirar nada. Nosotros nos encargamos de retirar mesas, mamparas y equipos informáticos, separando siempre el papel con datos personales para su gestión correcta según lo que tú decidas hacer con ellos.
Discos duros y soportes digitales
Al vaciar una oficina en el Barri Vell o en un polígono de Mas Xirgu, nos encontramos con ordenadores, servidores y memorias USB que guardan información sensible. Aquí la decisión final es siempre tuya: puedes quedarte con los discos duros para conservarlos tú mismo o encargarnos a nosotros su borrado seguro antes de retirar el equipo. No dejamos al azar qué se hace con estos soportes; preferimos hablarlo contigo sobre el terreno para evitar sorpresas.
Una vez resuelto el destino del almacenamiento, el resto del material informático —pantallas, teclados, cables e impresoras— viaja directamente como residuo electrónico a un gestor autorizado. En DESPAX no tiramos esto a cualquier contenedor ni lo mezclamos con el papel corriente del archivo. Si trabajamos en despachos de gestorías en Sarrià de Ter o bufetes cerca de Montilivi, tratamos cada unidad con el cuidado que requiere un dispositivo que ha contenido datos confidenciales.
El objetivo es que salgas de tu local vacío pero tranquilo, sabiendo que ninguna tarjeta de memoria o disco olvidado puede acabar en manos equivocadas. Así cerramos la puerta física y digital del espacio, entregando el trabajo hecho sin dejar cabos sueltos en la gestión de tus antiguos equipos.
Cómo se integra en el vaciado de la oficina
Cuando planificamos el vaciado de una oficina, ya sea en un bajo de Santa Eugènia o en el Parc Científic de Montilivi, la separación no empieza al cargar los camiones. Desde la visita técnica, identificamos qué va a reciclaje, qué se reutiliza y qué es material sensible. Los equipos informáticos viajan aparte del mobiliario general para evitar daños y cumplir con su tratamiento como residuo electrónico. Si hay tóneres, fluorescentes o baterías de SAI, esos residuos peligrosos se gestionan por separado hacia un gestor autorizado, sin mezclarlos con las mamparas de melamina o las cajoneras metálicas.
Esta segregación rigurosa facilita que, al terminar, podamos entregar toda la documentación asociada a los residuos generados. El cliente recibe un registro claro de dónde ha ido a parar cada elemento retirado de su despacho o estudio. En casos donde hay archivo con datos personales sensibles, ese papel se trata específicamente, y si el cliente solicita la destrucción confidencial mediante un tercero certificado, coordinamos esa parte externa. Así, el espacio queda vacío y barrido, pero sobre todo, la gestión queda trazada desde el primer día hasta el último cartón apilado en el polígono de Mas Xirgu.