El caso más habitual que nos llega es el de la gestoría donde lleva décadas el mismo titular. Ahora toca jubilación o fusión, y lo que agobia no son las sillas ni los armarios metálicos, sino ese mar de papel acumulado entre cajoneras y planeros. Antes de tocar una sola caja, hay que sentarse y decidir qué se guarda, qué vuelve al cliente y qué desaparece para siempre.
En Girona, esto cambia según el local. En un bajo de Sant Narcís o en los pisos sin montacargas del Eixample, bajar todo eso a mano requiere organización previa; en el Barri Vell, con escaleras estrechas y acceso restringido, el plan debe ser aún más preciso. Nosotros vaciamos por salas mientras el despacho sigue abierto, separando el archivo confidencial para su destrucción certificada si así lo pides, y donando el mobiliario en buen estado a entidades sociales.
Documentación que la gestoría debe conservar
Antes de que entremos en una asesoría fiscal del Eixample o un despacho del Barri Vell, lo primero no es cargar cajas: es saber qué papeles se quedan y cuáles se van. No somos nosotros quienes deciden qué documentación debe archivarse por ley o por pura prudencia profesional. Esa responsabilidad recae sobre el titular, que debe consultar con su asesor o revisar los criterios de su colegio profesional. Nosotros nos limitamos a retirar lo que nos indicáis, respetando siempre esa línea divisoria que vosotros marcáis.
Sin embargo, la realidad del vaciado impone ciertas precauciones prácticas. Si encontráis carpetas con datos personales mezcladas entre material para reciclar, separadlas antes de que las levantemos. En nuestros servicios opcionales, si lo pedís, coordinamos la retirada de ese papel sensible hacia gestores autorizados, aunque el certificado de destrucción lo emite la empresa especializada, no DESPAX. Lo mismo aplica a los ordenadores: muchos clientes prefieren quedarse con los discos duros o borrarlos ellos mismos antes de nuestra visita. Así, evitamos malentendidos sobre la custodia de información confidencial mientras devolvemos el local limpio y vacío.
Expedientes que vuelven a manos del cliente
A veces, entre tanto armario y cajonera de melamina, aparecen carpetas que no son nuestras ni del local alquilado. Son expedientes que pertenecen al cliente, papeles con datos sensibles o documentación histórica que nadie quiere perder en un contenedor de reciclaje. En DESPAX, cuando vaciamos una asesoría fiscal en el Eixample o un despacho profesional cerca del Barri Vell, revisamos con lupa cada rincón. Si detectamos material que debe quedarse, lo apartamos claramente para que no se mezcle con los residuos generales.
No dejamos nada al azar. Marcamos esas cajas específicas y avisamos inmediatamente a quien nos ha contratado. Puede ser el titular de la gestoría tras su jubilación o el nuevo responsable de un bufete que toma posesión del espacio. La idea es sencilla: devolver lo que es tuyo antes de retirar los muebles. Así evitas sustos innecesarios y te aseguras de que ningún documento importante acabe destruido o extraviado durante el traslado de sede o la reforma de planta.
Papel con datos personales y su destrucción
En un vaciado de despacho, lo corriente va a reciclaje, pero el archivo con datos personales no puede ir junto a las cajas de mudanza o los papeles sin valor. En DESPAX separamos ese material confidencial del resto durante la recogida. Si en una asesoría de Girona hay expedientes fiscales o contratos de clientes, esos folios tienen un tratamiento distinto al papel de oficina normal. No los mezclamos con las estanterías metálicas ni con los muebles que retiramos; se aíslan desde el primer momento para evitar cualquier filtración accidental mientras cargamos la furgoneta.
A veces el cliente nos pide que ese montón de documentos sensibles acabe destruido de forma certificada. En ese caso, lo trasladamos a una empresa especializada externa, porque nosotros no realizamos esa trituración. Ellos emiten el certificado oficial que acredita la eliminación segura. Ese papelito es oro puro si te auditan o si necesitas cerrar una carpeta legal tras el cierre por jubilación de un bufete. Guardamos ese justificante junto con la documentación de los otros residuos gestionados, así tienes todo el rastro en un solo sitio y no andas buscando facturas perdidas entre cajones vacíos.
Mobiliario de despacho que aún tiene uso
En un despacho del Barri Vell o en una asesoría del Eixample, no todo el mobiliario acaba en el contenedor. Si nos encontramos con armarios de madera maciza bien conservados o escritorios sólidos que aún pueden dar servicio, paramos y consultamos contigo antes de seguir. La idea es clara: si el mueble aguanta, merece otro uso distinto a la trituradora.
Tienes varias vías para decidir qué hacer con ellos. Puedes quedártelos tú mismo para llevarlos a tu nueva ubicación, o encargarte de venderlos por tu cuenta si prefieres sacarles partido económico. También podemos gestionar su donación a alguna entidad benéfica, aunque esto último solo lo hacemos si nos lo pides expresamente; nunca movemos ese material sin tu visto bueno previo.
Lo que realmente ya no tiene utilidad funcional va directo al reciclaje correspondiente según su material. Así liberamos espacio real sin desperdiciar recursos que todavía valen algo, adaptando el trabajo a lo que necesitas en cada momento de la mudanza.
Orden de trabajo el día de retirar el mobiliario
En el Eixample de Girona es habitual encontrarse con pisos habilitados como oficinas donde no hay montacargas. El trabajo empieza dentro: desmontamos mesas, estanterías y mamparas pieza a pieza para que pasen por la escalera sin dañar nada. Antes de bajar lo primero, protegemos el portal y las zonas comunes con mantas o cartón, porque un arañazo en la piedra antigua genera problemas vecinales que nadie quiere tener. No improvisamos; cada mueble tiene su ruta de salida calculada para evitar atascos.
Una vez todo fuera, el local queda barrido, listo para devolver las llaves al propietario. Pero el proceso no termina ahí. Clasificamos los residuos: la madera y el metal van a reciclaje, los ordenadores y pantallas se gestionan como residuo electrónico y el papel corriente va aparte del archivo con datos sensibles, si lo hubiera. Entregamos la documentación de esa gestión junto con el espacio vacío. Así, cuando acabamos, solo queda firmar la recepción y marcharnos tranquilos, sabiendo que el sitio cumple con lo pactado desde el principio.